Khi nói đến việc quản lý khối lượng công việc và quy trình làm việc của bạn, một trong những điều quan trọng nhất bạn cần là hiệu quả.

Nếu thời gian thực sự bằng tiền, thì nó lãng phí thời gian là tiền lãng phí. Các phần thực hành thiết kế của bạn càng hiệu quả và trôi chảy, thì điểm mấu chốt của bạn sẽ càng tốt hơn nếu không đề cập đến một tải trọng tinh thần dễ dàng hơn nhiều.

Một trong những chìa khóa cho một quy trình làm việc hiệu quả là các hệ thống. Hệ thống là các khung và công cụ bạn sử dụng để quản trị - và đôi khi thậm chí tự động hóa - các khía cạnh lặp đi lặp lại nhiều hơn trong công việc của bạn. Có tất cả các loại hệ thống cho tất cả các loại, và thứ chúng ta sẽ tập trung vào hôm nay là quản lý dự án.

nhà thiết kế-dự án-quản lý-quá trình
Là một nhà thiết kế, một sự hiểu biết cơ bản về tầm quan trọng của quản lý dự án - cùng với một số công cụ bạn có thể sử dụng để quản lý các dự án khách hàng của mình - có thể đi một chặng đường dài để làm cho cuộc sống công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Tại sao quản lý dự án lại quan trọng
Quản lý dự án có thể đơn giản như việc giữ một danh sách việc cần viết tay và nó có thể phức tạp đến mức các công ty lớn yêu cầu nhiều người quản lý dự án trong đội ngũ nhân viên chỉ để giữ cho mọi thứ được di chuyển. Trong thiết kế web, khi bạn là một nhà thiết kế duy nhất làm việc với một khách hàng cung cấp có thể một đến ba người có ý kiến ​​cần được xem xét, quản lý dự án thường rơi vào khía cạnh đơn giản hơn của quang phổ - nhưng điều đó không có nghĩa đó là điêu đơn giản.

Nói tóm lại, quản lý dự án về cơ bản có nghĩa là bạn đang đứng đầu trong bất kỳ dự án nào. Bạn biết những gì cần phải được thực hiện, và khi nào, và bởi ai. Nếu bạn tham gia vào việc ra quyết định ở bất kỳ cấp độ nào trong dự án thiết kế web, bạn đã thực hiện một số quản lý dự án. Câu hỏi là, bạn đang làm nó đúng cách?

Là quản lý dự án của bạn một cái gì đó phù hợp với bạn, làm cho cuộc sống công việc của bạn dễ dàng hơn, thậm chí sẽ tự động hóa một số thứ thay mặt bạn (hoặc thay mặt khách hàng)? Hay bạn phải theo dõi, quản lý, gửi email, đăng ký, gửi lời nhắc, đánh giá và liên tục xáo trộn qua các yếu tố dự án ngày này qua ngày khác?

nhà thiết kế-dự án-quản lý-tổ chức
Nếu bạn từng phải vật lộn với ý nghĩa rằng công việc của khách hàng của bạn là cách xa bạn, thì một công cụ quản lý dự án vững chắc có thể là thứ bạn cần. Và những ngày này, có khá nhiều lựa chọn để lựa chọn.

Những gì cần tìm kiếm trong một công cụ quản lý dự án
Cuối cùng, quản lý dự án tốt sẽ làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn. Bất kỳ công cụ quản lý dự án nào bạn sử dụng phải làm cho quá trình trở nên trơn tru, liền mạch và minh bạch nhất có thể.

Nếu bạn đã quen với việc viết nguệch ngoạc các bản cập nhật hàng tuần với một người cần có danh sách những việc cần làm và liên tục kiểm tra và tự hỏi về tình trạng của mọi thứ trong tuần, thì đã đến lúc bạn cần một công cụ quản lý dự án.

Đây là một số điều mà một công cụ quản lý dự án tuyệt vời có thể cung cấp cho bạn:

Danh sách việc cần làm hoặc danh sách công việc thuộc loại nào đó, với cách phân công nhiệm vụ và / hoặc thời hạn cho các cá nhân tham gia dự án
Truy cập dựa trên trình duyệt (và một ứng dụng cũng có giá trị)
Khả năng mời người ngoài của người dùng sử dụng công cụ này (vì vậy bạn cũng có thể giao nhiệm vụ cho họ)
Khả năng xem danh sách đầy đủ tất cả các nhiệm vụ hiện tại của bạn (hoặc tất cả các nhiệm vụ được giao cho người khác)
Các mẫu danh sách dự án và nhiệm vụ tích hợp mà bạn có thể xây dựng để bạn không bắt đầu lại từ đầu mỗi lần
Email tự động để thông báo và nhắc nhở
Một cơ chế thảo luận và phản hồi (aka bình luận)
Lịch cung cấp lời nhắc và thông báo tích hợp
Một nơi mà bạn có thể tải lên hoặc kết nối các tài liệu, hình ảnh, đồ họa và các tệp kỹ thuật số khác
Khả năng giữ cho mỗi dự án riêng lẻ khép kín để các cuộc thảo luận dự án không liên tục chồng chéo và bị rối loạn
Khi bạn có tất cả những thứ này theo ý của bạn, bạn đã có một công cụ tuyệt vời.

nhà thiết kế-dự án-quản lý-làm việc
Hai trong số các công cụ quản lý dự án hàng đầu hiện nay là Asana và Basecamp (sở thích cá nhân của tôi). Asana có một cảm giác rất mượt mà, với một thẩm mỹ đẹp và tất cả các loại chức năng. Tôi thích Basecamp hơn vì điều hướng đi qua phía trên thay vì phía bên dưới (mà tôi thích) và đó cũng là cái đầu tiên tôi từng sử dụng và do đó có được lòng trung thành bất diệt của tôi.

Hai người bạn thân nhất của bạn là danh sách nhiệm vụ và lời nhắc email (cộng với ý kiến)
Danh sách nhiệm vụ là tuyệt vời - tôi đặc biệt yêu thích những cái đi kèm với một hộp kiểm thỏa mãn - bởi vì chúng đặt ra chính xác những gì cần phải hoàn thành. Sử dụng tính năng thời hạn và khả năng phân công nhiệm vụ cho các cá nhân cụ thể và không ai phải hỏi tình trạng trên bất cứ điều gì một lần nữa. Chỉ cần đăng nhập, xem những gì đã được kiểm tra và những gì không, và kiểm tra bất kỳ ý kiến ​​thảo luận nào nếu có.

Tay trong tay với các danh sách nhiệm vụ này là tính năng nhắc nhở email. Không còn phải đăng ký với khách hàng để chắc chắn rằng họ đã sẵn sàng cung cấp phản hồi đến hạn vào ngày mai - và không còn phải theo dõi với khách hàng không gửi phản hồi vào ngày đáo hạn đã thỏa thuận. Phần mềm quản lý dự án của bạn sẽ tự động gửi các thông báo đó. (Điểm thưởng nếu bạn có thể chỉnh sửa thông báo để bao gồm lời nhắc về những gì sẽ và sẽ không xảy ra khi khách hàng không thực hiện phần của mình để tiếp tục phát triển!)

Các ý kiến ​​là tuyệt vời, quá. Thay vì có một triệu email để lưu trữ và sàng lọc, các bình luận trực tiếp về từng nhiệm vụ hoặc yếu tố dự án có thể (và nên) được thực hiện ngay trong phần mềm quản lý dự án, giúp việc tham khảo những suy nghĩ đó trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Website
Điểm mấu chốt với quản lý dự án
Cuối cùng, một công cụ quản lý dự án tốt cho phép bạn giao tiếp hiệu quả.
Phần cứng của bất kỳ dự án thiết kế tuyệt vời nào là sự giao tiếp rõ ràng từ mọi người tham gia. ”
Bởi có tất cả mọi thứ nêu ra‘ngay tại đó’cho mọi người thấy, có tất cả các thiết bị ngoại vi tại chỗ để thảo luận và lặp, và thời hạn và sự kiện quan trọng (với nhắc nhở) được xây dựng ngay trong, không có gì còn lại để cơ hội hoặc phỏng đoán.

Và đó là chìa khóa cho một quy trình làm việc trơn tru, hoạt động tốt.