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Üblicherweise wird zur Entwicklung von Schnittstellen dieser Weg gewählt: DMS-Hersteller ins Boot holen Dienstleistern wie IT-Systemhäusern oder auch mit freien Programmierern. Sie sorgen dafür, dass ihre Partner ihr DMS aus dem kopf kennen und sich so am Markt als Solutions-Partner ausweisen können. Die Partner, die über das notwendige Integrations-Know-how verfügen, also auch andere Anwendungen drauf haben, entwickeln dann die entsprechenden Schnittstellen, beispielsweise für eine bestimmte ERP-Lösung, und lassen sich diese vom DMS-Anbieter zertifizieren. DMS-Anbieter, Schnittstellenentwickler und Kunde profitieren deren Arbeitsteilung, die in der Entwicklung eines DM-Projekts steckt. Diese Zertifizierung ist für Kunden ein kaufentscheidendes Kriterium bei der Auswahl eines DMS. Der DMS-Anbieter kann sich auf die Entwicklung des Funktionsumfangs seines Systems konzentrieren, der Schnittstellenentwickler auf die Integration und Kommunikation von Systemen und der Kunde auf die organisatorische Vorbereitung von Dokumenten - das eigentliche Dokumentenmanagement. Klarerweise verkauft sich ein DMS, das über möglichst viele zertifizierte Standard- Schnittstellen zu anderen Technologien verfügt, besser als eines, fürs der Kunde nicht nur deren Entwicklung, sondern und dazu auch das individuelle Customizing, also das Feintuning der Schnittstellen, und die planerisch-organisatorische Leistung bei der Vorbereitung von Dokumentenmanagement bezahlen muss.

Die Mehrheit DMS-Projekte scheitern daran, dass im Vorfeld der Einführung am falschen Platz gespart wird - bei der sorgfältigen Ist-Analyse und bei der Erstellung von Fachkonzepten und Lastenheften, die ein tiefes und breites, also fachübergreifendendes Verständnis voraussetzen. Ohne exakte Klärung dessen, was ein DMS für den jeweiligen Betrieb können muss, ist das Risiko einer Fehlinvestition für Unternehmen enorm hoch. Ein DMS ohne sicheres (Langfrist-)Archiv, in dem Dokumente in zweifacher Form - strukturiert als Datei und unstrukturiert als Image (Faksimile) - langfristig eingelagert sein können, wird eine schlechte phase haben, sich aufm Markt zu behaupten. Ein technologischer Baustein in diesem Komplex sind, wie beschrieben, vernünftige Schnittstellen. Anbieter von Open-Source- DMS müssten demnach das Schar von Schnittstellen- Zertifikatsinhabern kuscheln, um in den Besitz derselben zu gelangen. Das Potenzial, mit DMS-Projekten gute Geschäfte durchführbar, liegt darin, die organisatorischen Voraussetzungen dafür viabel, dass konkrete Rationalisierungseffekte beim Kunden entstehen. Für die Community heißt das, die Schnittstellen zu Hauptanwendungen, die in Unternehmen ab einer bestimmten Größenordnung eingesetzt werden, unter Einsatz aller verfügbaren Kräfte selbst zu entwickeln - Open-Source-Philosophie eben. Mit einer ideologiefreien, sachlich argumentierenden Öffentlichkeitsarbeit den Trend zu Open-Source-Lösungen zu stärken, kann auch nicht hier schaden. Marc Weyhing ist Mitinhaber des Beratungsunternehmens poolworxx, das sich auf die besonderen Anforderungen an DMS und IT-Compliance für der Digitalen Betriebsprüfung spezialisiert hat. Netzwerkpartnern Web-Lösungen unter Verwendung von TYPO3 für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung. Oder sie müssen eine Stange Geld für die Nutzungsberechtigung auf den Tisch legen, um in der ersten DMS-Liga mitspielen zu können. Heike Arnold ist geschäftsführende Gesellschafterin von The Webworker Group, einem der ersten virtuell organisierten Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen in Deutschland. Neben ihrer beratenden und dienstleistenden Tätigkeit ist Arnold, die sich schwerpunktmäßig dem "Wandel in der Arbeitswelt" widmet, als freie Autorin tätig und übernimmt bei Web-Projekten die Entwicklung und das Management von Inhalten (Content).

Aber wo gespart werden soll, gilt es zunächst, richtig zu investieren. Dabei das Investitionsrisiko möglichst gering zu halten ist nur möglich, wenn IT-Entscheider und Lösungsanbieter von DMS die beiderseitigen Risiken erkennen, die sich aus einer nicht sorgfältig durchgeführten Analyse und Fachkonzeption zur Einführung von DMS ergeben. Gehen wir davon aus, dass ein Unternehmen mehrere verschiedene Softwareanwendungen nutzt: für die Planung und das Controlling eine ERP-Lösung, für die Buchhaltung eine FIBU, für die Entwicklung und Konstruktion mehrere spezielle CAD-Programme, für die Kommunikation ein E-Mail-Managementsystem und diverse Grafikprogramme. Erscheinen die Basics für Textverarbeitung, Präsentation und und und. Low Risk, more Fun! Gehen wir weiterhin davon aus, dass es sich bei den im Einsatz befindlichen Anwendungen nicht um Open-Source-Produkte handelt, sondern um solche, die der bis jetzt gängigen Lizenzpolitik der Hersteller unterliegen. Dann braucht es, um Dokumentenmanagement im professionellen Stil zu betreiben, zu all diesen Anwendungen Schnittstellen, damit sich das DMS und das im Einsatz befindliche ERP-System, beispielsweise SAP, gegenseitig verstehen.