Già da qualche tempo molte organizzazioni, anche aziende, sia grandi che piccole, stanno cavalcando l’onda dei sistemi di gestione rilevazione presenze automatici.

Per quale motivo queste organizzazioni sono ansiose di abbandonare le vecchie procedure manuali di rilevazione presenze oramai obsolete? Per comprendere e quindi ed innescare il cambiamento occorre considerare i numerosi vantaggi sintetizzati di seguito.

1. Precisione – gli uomini sbagliano, i sistemi automatici più difficilmente. I moderni sistemi automatici per la gestione delle presenze del personale assicurano un accurato e preciso tracciamento delle timbrature minimizzando gli inevitabili e costosi errori causati dall’inserimento manuale dei dati. I dati acquisiti automaticamente con sistemi informatici e conservati in rete consentono di ottenere statistiche ed analisi delle performance accurati come pure precisi calcoli delle buste paga.

2. Economia - Avete mai pensato che i sistemi di gestione presenze del personale possono ridurre costi? Mettendo fine a registrazioni manuali imprecise ed inaccurate si può avere un notevole risparmio attraverso il calcolo accurato delle ore effettivamente lavorate dal personale, controllando e riducendo inevitabilmente i ritardi di inizio lavoro e gli anticipi di fine lavoro e minimizzando frustrazioni dovute a discussioni relative agli orari di timbratura, gestione permessi e ferie. Utilizzando dei sistemi marcatempo virtuali che non necessitano di badge o di marcatempo, ma che sfruttano applicazioni sui cellulari, si abbattono ulteriormente i costi in quanto non è più necessario installare e manutenere hardware e badge.

3. Produttività ed efficienza – La registrazione manuale delle presenze richiede molto tempo e molto lavoro. È un’attività laboriosa ed onerosa. Occorre del tempo per elaborare i dati riportati su carta, trasferirli in un calcolatore, conservarli in archivi, trasmetterli, gestire le autorizzazioni a permessi, straordinari e ferie e per creare le buste paga. Il tempo ed il lavoro risparmiato insieme all’accuratezza dei dati aiuta l’ottimizzazione e la gestione delle risorse, aumenta la produttività ed aumenta i profitti. Inoltre la disponibilità immediata dei dati conservati elettronicamente in cloud e la fruibilità attraverso diversi sistemi quali computer fissi o cellulari aumenta notevolmente l’efficienza e la produttività. Le applicazioni mobili associate a sistemi di rilevazione presenze virtuali che non utilizzano marcatempo e badge reali ma virtuali danno inoltre la possibilità di tracciare la presenza di personale in qualsiasi luogo aprendo opportunità e scenari fino ad ora non gestibili. Ad esempio è possibile gestire le timbrature del personale che lavora in mobilità e non stabilmente in un ufficio.

4. Visibilità - Hai bisogno di una rapida istantanea sulla disponibilità della forza lavoro con un quadro preciso ed accurato circa le assenze pianificate e non pianificate? Con pochi click è possibile generare report accurati e personalizzati sfruttando i dati conservati elettronicamente in sistemi centralizzati e magari in cloud. Questo aumenta la visibilità e la trasparenza nell’organizzazione. Con un archivio dati centralizzato ed accurato il personale e chi lo gestisce può analizzare, migliorare e rendere più efficienti le attività lavorative.

5. Gestione del flusso di lavoro – Un sistema integrato di gestione presenze fornisce la giusta visibilità dei dati registrati e semplificare le procedure ed i flussi di gestione delle assenze, dei permessi, delle ferie, delle buste paga e le revisioni delle performance del personale e molto altro ancora. Le richieste e le notifiche di permessi e ferie sono automatiche e il manager può comodamente approvarle o respingerle e gestire precocemente le sostituzioni e gli straordinari magari utilizzando diversi dispositivi quali computer e cellulari in qualsiasi momento ed in qualsiasi posto. Un sistema automatico di gestione presenze può aiutare a gestire le pianificazioni, l’allocazione della forza lavoro, la gestione dei carichi di lavoro, i budgets e le risorse.

I sistemi automatici di rilevazione e gestione presenze garantiscono semplicità, comodità, flessibilità, integrazione, tracciamento in tempo reale della forza lavoro, sicurezza e conformità a leggi e procedure inclusa la privacy dando la possibilità di usufruire delle informazioni e dei dati acquisiti in tempo reale dovunque ed in ogni istante.

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