有效管理混合會議的 9 個技巧和工具
您可以通過確保團隊中的每個人都參與想法共享來克服混合形式會議的障礙。

當混合電話會議橫盤整理時，它們就像打了類固醇的糟糕會議。管理不當，它們不僅混亂，還會阻礙組織決策。遠程工作者最能感受到這種挫敗感。他們在與現場參與者競爭以貢獻和影響會議成果方面處於劣勢。現場參與者只是忽略或低估遠程參與者——通常是因為他們看不到他們。
面對這些混合逆風，遠程工作者成為團隊創新或頭腦風暴練習的被動參與者。那麼團隊如何才能成功實現混合工作的必殺技呢？
在我的公司，除了更普遍的連接問題之外，我們還觀察到混合電話會議可能會以不太明顯的方式失敗，例如當會議使用以前的面對面形式進行時。影響混合工作場所會議的問題並不能僅僅因為您可以“看到”每個參與者而得到解決。
正如親自體驗的音樂會對粉絲的影響與在電視上觀看的不同一樣，今天的混合工作場所會議對參與者而言可能不如完全親自進行的會議參與度或生產力低。我們相信，混合會議不會促進偉大的決策制定——至少在沒有周到的前期工作和後續工作的情況下不會。

《華爾街日報》報導稱，Adobe、Apple、Salesforce 和 Allstate 等大型組織打算將混合工作作為一項長期實踐。這更加強調了正確召開混合會議的重要性。
混合會議應該如何運作
當混合會議被更高效、更恰當地計劃和執行時，會是什麼樣子？我請我們的會議軟件公司的可用性專家研究這個問題。
在當今的混合工作場所，員工分佈在多個時區，而公司總部只有一些員工在現場，決策不受預定的視頻電話會議的約束。但在許多（如果不是大多數）組織中，輪換異地工作人員基本上是一事無成。實際的業務決策通常是通過電話或在不同的消息線程中做出的。雖然這有時會發生，但重要的是與整個團隊分享新想法或當前想法。

三和一善

以下是改進組織混合會議的九種方法：
1. 考慮包容。將您的會議目標和任何相關項目通知團隊中的每個人。
2. 考慮完整性。在團隊留言板上創建簡潔的開場信息，闡明工作目標、時間表，定義每個人的責任，並提供相關材料。
3. 發帖，發帖，發帖。所有決定都應該在團隊消息板上突出顯示，讓每個人都了解正在發生的事情或正在進行的工作。發布會後記錄將有助於確保後續行動。筆記應再次標記參與者並突出誰擁有哪些可交付成果以及何時到期。此外，標記人員，以便他們知道何時有新消息或任務。
4. 異步協作。請記住，團隊留言板不是一條單行道。根據需要鼓勵反饋、問題和文檔共享。利用雲應用程序，例如共享白板，可以實現實時協作。這可確保工作繼續進行，而不會因繁忙的日程安排和時差而成為障礙。
5. 專注於前期工作。在安排混合會議時，前期工作是值得的。雖然添加議程等結構有助於提高生產力和團隊參與度，但過多的結構可能會扼殺這些好處。例如，如果議程過於密集，沒有人會吸收它。
6. 目標設定。一個長期的最佳會議實踐，在混合環境中設定會議目標和目的的重要性可能是其兩倍。通過提前分享目標，每個人都可以做好貢獻的準備。參與者應該提前知道是誰召集了會議，會議的目的是什麼，以及每個人如何知道目標是否已經實現。
7.支持時移。甚至在大流行之前，許多分佈式組織的員工就在“時間轉移”，以更好地適應個人、家庭或企業團隊的優先事項。現在，假設每個人都可以實時加入會議的理由更少了。這就是為什麼記錄團隊會議並在協作通信平台上的團隊空間中提供錄音至關重要的原因。遠程參與者還將使用此空間提出可以在會議參與者方便時異步回答的問題。
8. 吸引遠程參與者。保持遠程參與者的參與和參與在很大程度上只是指派現場人員在會議期間關注他們並鼓勵他們提出問題和發表意見（在合理範圍內，請參閱下一點）。

9. 迎合短暫的注意力。注意力持續時間從未如此短。保持混合會議盡可能清晰是一個好主意，這意味著避免過度展示。雖然我們都希望被聽到，但有時您可能需要施加限制。每個人可能都想提出問題或提出觀點，但請記住，當這種情況發生時，會議將不會像其他情況下那樣富有成效。
在混合世界中找到有效的平衡
混合工作場所正在證明其價值。埃森哲調查的全球員工中有 83% 稱其為“最佳”。但是，如果領導者和員工未能調整他們的行為以優化混合工作場所會議模式，組織將變得效率低下，遠程工作人員將萎靡不振，士氣——甚至創新——可能會急劇下降。
在大流行之前，許多人嚴格地從業務生產力的角度考慮會議。我們是否做出了推進業務目標的決策？這仍然是一個有價值的問題，但今天，我們採取了更細緻入微的觀點。混合工作場所的生產力關乎培養健康且敬業的員工，從而做出更明智的業務決策，而不僅僅是查看在通話結束時我們可以討論多少內容。
請記住，會議本身並不是預期的結果。團隊會議一如既往：只是達到目的的一種手段。混合會議需要更加周到和適當地計劃和執行。世界現在需要的不是更多的會議，而是精心計劃或更好管理的會議。